Zaman sınırlı ve hepimiz bir şekilde bundan şikayet ediyoruz. Oysa zor da olsa yapmamız gereken 24 saatimizi nasıl yöneteceğimizi öğrenmek. Ancak bu şekilde iş hayatımızı verimli ve üretken şekilde geçirebilir; kişisel yaşamımızda enerjik ve mutlu hissetmeye başlarız.
Günün iş için 8 saat, uyku için 8 saat ve serbest zaman için 8 saate bölünmesi gerektiğini söyleyen üç 8 kuralını çoğumuz duyduk. Ancak bu ideal düzeni bir gün olsun uygulayabilen kişi sayısı oldukça azdır.
Bu yazımızda öncelikle zaman yönetiminin tanımını yapacağız. Okumayı bitirdiğinizdeyse tanımdan, ipuçlarına, getirilere ve de yardımcı olabilecek mobil uygulamalara kadar pek çok şey öğrenmiş olacaksınız.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, gün içinde yapacağımız iş ve etkinliklere ne kadar vakit ayıracağımızı organize etmek ve planlama biçimini ifade eder. Örneğin; proje başında, işte daha fazla vakit geçirmek sizi daha üretken yapmaz. Bu nedenle, özellikle işte uygun bir zaman yönetimi oluşturmak esastır. Önemi, öncelikle bize yardımcı olması gerçeğinde yatar.
Zaman Yönetiminin Getirileri Nelerdir?
Bazı insanlar, zaman yönetimini yaşam koçluğu gibi mesleklerin bir başkası hilesi olarak algılar. Bu şüpheciler grubu, sürekli kontrol ve planlamanın insanları robot haline getirdiğini, kişisel özgürlüklerini kaybettiklerini, kendiliğinden eylemleri reddettiklerini savunuyorlar. Ancak zaman yönetiminin görevi, sizi programın kölesi ve sürekli meşgul bir insan yapmak değildir. Amaç tam tersi, daha fazla boş zaman geçirmenizi sağlayacak planlamadır.
Başarılı bir zaman yönetiminin size neler kazandırabileceğine bakalım:
// Daha üretken ve verimli olursunuz
Zamanınızı iyi yönetmeyi öğrendiğinizde konsantre olma yeteneğiniz gelişir. Bu da zamanı verimli kullanma oranınızı artırır. Ayrıca gün içindeki sorumluluklarınızı daha hızlı gerçekleştirir ve çalışma sürenizi daha etkili kullanmış olursunuz.
// Stres seviyeniz düşer
Zamanınızı iyi yönetemezseniz üzerinizde yük, baskı, motivasyon eksikliği ve odaklanma sorunu yaşamanız daha kolay olur. Bu gibi olumsuz etkenler işinizi tamamlama sürecinizi hem vakit hem de kalite olarak etkiler. Zaman yönetimini öğrendiğinizde stres ve kaygı seviyeleri önemli ölçüde azalır ve günlük işlerle başa çıkmak için daha fazla enerjiniz olur.
// Karar verme yeteneğiniz gelişir
Etkili zaman yönetimini içselleştirirseniz daha iyi kararlar verebilme yeteneğiniz gelişir. Belirli bir planınız olduğu için acele hareket etmeden, tüm seçenekleri düşünerek karar verebilirsiniz. Etkin zaman yönetimi sayesinde, yeterli vaktinizin olmadığını hissetme baskısını ortadan kalkar. Böylece sakin şekilde, karşılaştığınız her seçeneği doğru bir şekilde tartmanız mümkün olur.
//Profesyonel itibarınız artar
Zaman yönetimi, profesyonel hayatın başarı anahtarlarındandır. Hayatınızı kontrol etmek, mesleğinizde akıllıca kararlar almanıza ve mesleki gelişiminizde gerçekten neyi başarmak istediğinize odaklanarak vizyonunuzu geliştirmenize yardımcı olur.
//Öz Güveniniz Artar
Zaman yönetimi, kendinize duyduğunuz güveni artırır. Projelere, amaçlara ve görevlere günlük olarak uymak herkesi memnun eder. Son teslim tarihinden önce sorumluluğu yerine getirmek, son derece motive edici bir faktördür. Bunu yapmamak ve zamana karşı mücadele etmek yorgunluğa yol açar.
//Yaşam Kaliteniz Artar
Uyku, çalışma, yemek yemek, işe gitme ve kişisel bakıma özen göstermek için harcanan süreyi düştükten sonra zevk için yaptığımız eylemlere ayırdığımız zaman günlük olarak yaklaşık dört saattir. Doğru zaman yönetimi, hobiler, spor, sevdiklerimizle vakit geçirmek için daha fazla fırsata sahip olmamamızı sağlar. Bu paha biçilemez kaliteli zamanlar, fiziksel ve duygusal refahımız için son derece önemlidir.
Zaman Yönetimi İlkeleri
Zaman yönetimi tekniklerinin sayısı iki elin parmağını aşsa da hepsi üç temel ilkeye dayanır. Bazen bunlardan sadece ikisini kullanmamız mümkün olur.
//Önceliklendirme
Herhangi bir işe başlamadan önce faaliyete geçmenin ne kadar önemli olduğuna karar vermek gerekir. Böylece daha ciddi ve önemli sorumluluklara öncelik verilebilir. Bu sıralama, işinize ayırmanız gereken vakitten çalıyor gibi görünebilir. Ancak daha sağlıklı akış için gerekli. Pareto ilkesine göre, sonucun %80’i etkenlerin %20’sinden kaynaklanır. Bir görevin önemini ve karmaşıklığını belirlemek, herhangi bir zaman yönetimi tekniğinin ana bileşenidir.
// Planlama
Görevin önemi ne olursa olsun, onu tamamlamanın ne kadar süreceğini anlamanız ve son teslim tarihini belirlemeniz gerekir. Planlama geniş bir kavramdır. Önümüzdeki 10 yıl için bir hedef listesi yapabilirsiniz, aylık yapılacaklar listesi de bir plan olarak kabul edilir, önemsiz bir alışveriş listesi bile bir plandır.
Planlamada ana etmen, kendi yetebilirliğinizi değerledirmektir. Listesini çıkardığınız maddelerin yerine getirilmesi; duygusal veya fiziksel tükenmeye yol açmamalı. Aksi takdirde sağlığınız bozulur ve herhangi bir zaman yönetiminden bahsedemez hale gelebilirsiniz.
// Yapılandırma
Bir görevin performansını objektif olarak ölçmek için, hangi sonucu elde etmek istediğinizi ve görevin performansını farklı aşamalarda nasıl kontrol edebileceğinizi önceden belirlemeniz gerekir. Basit bir örnekle; ayda 5 kilo vermeyi planlıyorsanız, haftada bir kez tartılmalısınız. Bu, görevi takip etmenize yardımcı olur.
Zaman Yönetimi Efsaneleri (!?)
Kendi zamanlarını düzenleme ve yönetme konusunda tembellik eden ve istikrar gösteremeyen kişiler, klasik bir tepki olarak kavramı küçümserler. Bu sebeple zaman yönetimi konusunda da birçok kent efsanesi ortaya çıkar. Birkaçına birlikte bakalım:
// Zamanı yönetmek mümkün değildir!
Zamanın ilerlemesine elbette insan müdahale edemez. Ancak onu kendi planlarına göre yönetebilir ve kararlarınızı eylemleriniz için daha sağlıklı hale getirebilirsiniz.
//Zaman yönetimi işe yaramıyor!
Bu tepki, genellikle sadece bir tek teknik deneyen ve bu şekilde hayal kırıklığına uğrayanlar tarafından gösterilir. Eğer kendinizi doğru motive ederseniz, yeterince net ve önemli hedefler belirlerseniz verim alabilirsiniz.
// Zaman yönetimi, daha çok çalışmak zorunda bırakır!
Zaman yönetiminin özü, daha fazla iş yapmak değil en önemlileri belirleyerek onları öncelemektir. Böylece konsantrasyon bozukluğunuz da azalır.
// Sıkıcı! Zaman yönetiminde yaratıcılığa yer yok.
Bu kent efsanesi, her dakika planlama gerektiren ders programlarından sonra ortaya çıktı. Oysa zaman yönetimin yaptığı, bir şeye odaklanmaya ve dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulmaya öncelik vermekten başka bir şey değil.
//Zaman yönetimi sadece sürekli geç kalanlar için gereklidir!
Bu teknik zamanla ilgili değil, hedeflere ulaşmakla ilgili. Herkes dakiklik derecesinden bağımsız olarak kendisi için hedefler belirler.
// Erteleme huyu ile mücadele edilemez!
Evet, bazı insanlar daha organize ve motive oluyor, ancak yukarıdakileri yapmayı zor bulanlar da var. Ne var ki erteleme, mücadele edilebilecek ve bazen mücadelesi zorunlu olan psikolojik bir olgudur.
// Zaman yönetimi olmadan başarılı olamazsınız!
Başarı, belirli anlarda hangi kararları aldığınıza bağlıdır. Bir organizasyon gurusu değilseniz ve değersiz şeyleri yapmaya öncelik verirseniz, başarabileceğiniz çok az şey vardır.
//Herkese uyan evrensel teknikler vardır!
Bütün insanlar farklıdır. Henüz tüm dünyayı kapsayacak ve herkesin organize olmasına yardımcı olacak bir teknik icat edilmedi. Birçok zaman yönetimi yaklaşımı mevcuttur. Bu kadar teknik içinden kendinize en uygun olanı seçmeniz gerekir.
//Zaman yönetimi zaman kazandırır!
Zaman yönetimi sihirli bir değnek değildir. Evet, işleri zamanında yapacaksınız, ancak yalnızca odaklanarak ve dikkatiniz dağılmadan. Bu teknik gününüze zaman katmaz.
Zamanınızı Nasıl Yönetiyorsunuz?
Başlangıç olarak şu anda ne durumda olduğunuzu analiz edebilirsiniz. Çalışmaya ne kadar zaman ayırıyorsunuz, bu vakti gerçekten verimli geçiriyor musunuz? Bazen kaynakların önünde saatler geçirebiliriz ancak bu kaliteli bir vakit anlamına gelmez. Ve son olarak, çalışmanızla yüzleşmek zorunda olduğunuz tutumu düşünün. Belirlediğiniz hedefleri yerine getirmek için gerçekten motive misiniz? Yeterli enerjiniz ve istediğiniz var mı? Bunu bir düşünün.
İyi zaman yönetimi becerilerine sahip olmak, hayat kalitenizi artırır. Zamanı doğru yönetemezsek, kaçırılan son tarihler, verimsiz bir iş akışı, düşük performans, düşük mesleki itibar ve genel olarak daha düşük bir yaşam kalitesine neden olacak artan stres seviyeleri gibi olumsuz sonuçlarla karşı karşıya kalırız.
Zaman yönetiminin ne olduğunu öğrendiyseniz ve bunu hayatınızda uygulama noktasında hala şüphe duyuyorsanız başarılı insanlara dikkat etmenizi öneririz. Onlar, hayatlarının tüm süreçleri kontrol ederler: günlük tutarlar, planlar yaparlar, küresel hedefler belirlerler. Herhangi bir işte başarılı olmak istiyorsanız zamanınızı boşa harcamayın çünkü zaman bir insanın hayatındaki en önemli ve pahalı kaynaktır.
